吹哨者舉報管道及保護制度

1.公司網站設置舉報電子郵件wsb@veetime.com 或書函寄送台中巿西屯區文心路三段1596樓吹哨者舉報信箱,提供內部及外部利害關係人(如:員工、供應商及客戶等)舉報舞弊管道。吹哨者檢舉時需具名(匿名檢舉可不予受理)並提供相關具體事證,以電子郵件信箱、書函方式,向公司承辦單位進行舉報專案。員工舉報者應先呈報單位主管,由單位主管往上呈報,若正常管道受阻,則依吹哨者舉報管道及保護制度流程進行舉報。

2.舉報專案承辦單位由董事會決議,指派稽核單位負責處理舉報案件。

3.舉報案件調查,由舉報專案承辦單位初步進行證及查證案情屬實的可能性並進行風險評估,若評估風險為低及案件非屬實,則直接記錄存檔。若評估風險為中或高,則立案召開專案會議及決定調查之程序。

4.因應個人資料保護法之規定,舉報專案承辦單位不得逾越特定目的之必要範圍,並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。

5.舉報專案承辦單位執行職務時,就檢舉事項進行調查或從事下列行為時,有關人員不得無故拒絕、規避或妨礙。

5.1 詢問有關人員,必要時並得製作談話記錄或錄音。

5.2 通知有關人員提出必要報告、紀錄及有關文件或作必要之說明。

5.3 舉報專案承辦人員必要時得影印資料、拍攝照片、錄影等。

6.舉報案件若具重大損失風險,專案承辦單位經董事長核准,得委任外部專家參與調查,各單位應配合舉報案件之調查,不得隱匿。

7.對於吹哨者身分及舉報內容,公司應行適當之安全維護措施給予保密及保護,防止個人資料被竊取、竄改、毀損滅失或洩漏,參與舉報案件調查之人員不得變更、隱匿或捏造事實之陳報及擅自洩漏舉報或申訴來源,以免吹哨者遭到不公平對待、報復或威脅。

8.舉報專案承辦單位,於陳述案件時不得記載吹哨者之姓名,或任何足以辨識其身分之事實,但吹哨者同意時不在此限。

9.舉報專案承辦單位,若有違法或失職情事者,任何人得根據事實予以舉發。

10.舉報情事經調查查證屬實,能保障公司權益,免於損失,將給予吹哨者適當獎勵,以表達公司落實公司治理及杜絕舞弊之堅定立場。

11.吹哨者明知其揭弊事證不實或以獲取不正利益為目的者,將排除於保護範圍之外。

12.舉報案件調查結果,應以書函、電子郵件信箱方式通知吹哨者

13.舉報專案承辦單位對於舉報案件之受理及調查過程文件應妥善保管及存檔,因調查過程取得相關文件與記錄、調查結果報告、後續處置及內控改善,相關資料應至少保存五年。